Cara Membuat Workshop Online yang Menarik

 Cara Membuat Workshop Online yang Menarik
Share To:

Workshop Online – Maraknya platform online meeting telah membuka peluang baru bagi para event creator untuk berinovasi dalam penyelenggaraan acara. Dengan biaya yang lebih murah serta persiapan teknis yang lebih ringkas, acara yang diselenggarakan secara daring telah menjadi pilihan yang paling diminati para penyelenggara saat ini.

Berbagai acara daring telah diselenggarakan melalui beberapa aplikasi online meeting dalam kurun 2 tahun belakangan. Mulai dari pembelajaran di institusi pendidikan, workshop bahkan pernikahan.

Yang paling marak adalah acara workshop online. Acara ini paling diminati karena kemudahan aksesnya, biayanya yang terjangkau, pelatihan dalam waktu yang singkat serta pemberian sertifikat yang berguna di bidang akademik.

Nah, sebenarnya apa sih pengertian workshop ? Yuk, simak penjelasan berikut!

PENGERTIAN WORKSHOP

Workshop atau lokakarya adalah suatu acara pertemuan antara sekelompok orang yang memiliki ketertarikan, keahlian, atau profesi pada bidang tertentu.

Dalam rangkaian acaranya, para peserta akan diajak berdiskusi dan berinovasi pada suatu kegiatan atau proyek yang sesuai dengan tema workshop yang diselenggarakan.

Berbeda dengan training, pada rangkaian kegiatan workshop, peserta diminta untuk mencari solusi atas suatu masalah dengan didampingi oleh para ahli.

Dalam proses pemecahan masalah, para peserta juga akan diberi pelatihan teoritis sesuai dengan penjelasan yang telah dijelaskan oleh para pakarnya. 

Acara workshop biasanya diselenggarakan selama 1-3 hari dengan durasi acara per hari sekitar 5 sampai 9 jam, tergantung topik yang dibahas dan susunan acara dari pihak penyelenggara workshop.

Nah, informasi diatas dapat menjadi acuan Anda untuk mengetahui pengertian workshop dan kegiatannya secara singkat.

Kini, semenjak munculnya pandemi COVID-19, acara workshop online marak diselenggarakan dan menjadi salah satu acara yang paling diminati publik.

Jika Anda adalah seorang event creator yang baru pertama kali menyelenggarakan workshop tapi masih bingung bagaimana cara membuat workshop online yang dapat menarik minat banyak orang? Simak cara membuat workshop online  berikut!

CARA MEMBUAT WORKSHOP ONLINE

Membahas tentang workshop online, kegiatan dan durasi acaranya pasti berbeda dengan yang diselenggarakan secara luring. Pada workshop online, para peserta dan penyelenggara akan lebih dimudahkan dalam hal akses dan biaya.

Menyelenggarakan workshop online memang tidak membutuhkan biaya yang mahal tetapi perencanaan konsep secara matang tetap harus dilakukan demi kelancaran acara. 

Cara membuat workshop online dibedakan menjadi dua bagian yaitu perencanaan teknis yang berisi perencanaan konsep dan susunan acara serta pelaksanaan acara yang berisi metode pengarahan dan pelaksanaan pada hari workshop online diselenggarakan.

PERENCANAAN TEKNIS WORKSHOP ONLINE

1. Target Audiens, Topik dan Jumlah Peserta

Ketiga hal ini adalah acuan kegiatan workshop online secara keseluruhan.

Hal pertama yang harus dilakukan adalah menentukan target audiens dari acara workshop yang akan Anda gelar. Menentukan target audiens akan memudahkan Anda untuk memilih topik workshop.

Penetapan target audiens dan topik harus disertai riset khusus yang melihat tren yang diminati publik dan menarik untuk dibahas secara rinci.

Sebagai contoh, jika Anda menargetkan peserta workshop adalah pelajar SMA yang masuk dalam kelas Bahasa, maka topik yang dipilih harus sesuai dengan program bahasa dan ringan karena ditujukan untuk pelajar.

Untuk pemilihan topik workshop, seperti contoh di atas, Anda dapat memilih topik apa saja yang relevan dengan target audiens. 

Setelah menetapkan topik dan target audiens, Anda perlu memperkirakan jumlah peserta yang akan mengikuti acara workshop. Perkiraan ini dapat menjadi acuan Anda untuk memilih media promosi yang sesuai nantinya.

2. Moderator dan Pembicara

Setelah menetapkan topik yang akan dibahas serta target audiensnya, kini saatnya Anda memilih moderator acara dan para profesional yang akan menjadi pengisi acara workshop online.

Untuk pemilihan para pembicara, usahakan mengundang para pakar yang kompeten dan terbiasa mengisi workshop. Sesuaikan para pembicara dengan topik yang dipilih sehingga menarik perhatian para calon peserta.

Misalnya, jika topik workshop yang akan dibahas terkait dengan bidang arsitektur dan target audiensnya adalah mahasiswa baru, maka mengundang para dosen arsitektur dari salah satu Universitas dapat menjadi pilihan.

Selanjutnya, pemilihan moderator untuk membimbing jalannya acara juga harus diperhatikan. Moderator dan pembicara yang kompeten membawa peran penting untuk menentukan sukses atau tidaknya suatu acara workshop online.

Sesuaikan moderator dengan tingkat formalitas dari topik, pembicara dan target audiens.

Jika workshop tersebut akan dihadiri oleh para mahasiswa baru dengan topik yang ringan dan pembicara yang berasal dari salah satu organisasi kemahasiswaan. Pilihlah moderator dengan pembawaan santai dan interaktif.

Tetapi, jika target audiensnya adalah para pekerja dan pembicaranya adalah seorang profesional di bidangnya maka sebaiknya memilih moderator dengan tingkat formalitas yang tinggi.

3. Biaya Penyelenggaraan Workshop Online

Workshop pada umumnya adalah acara berbayar. Besarnya biaya ditentukan oleh pihak penyelenggara dan para pengisi acara serta disesuaikan dengan target audiens.

Misalnya, para pembicara yang diundang adalah pakar dari bidang bisnis dan target audiens adalah para mahasiswa program Magister yang ingin memulai bisnis maka biaya yang dipatok pun akan lumayan besar.

Biaya dapat dipengaruhi oleh durasi penyelenggaraan workshop online dan materi yang akan disampaikan. Sesuaikan biaya dengan target audiens dan diskusikan dengan para pengisi acara sebelum beralih ke langkah selanjutnya.

4. Waktu Penyelenggaraan dan Durasi Acara

Durasi workshop yang diselenggarakan secara luring memang lebih lama jika dibandingkan workshop online. Hal ini juga terkait dengan tempat penyelenggaraannya. 

Workshop luring biasanya diselenggarakan di sebuah gedung yang dapat disewa hingga beberapa hari dengan durasi 5 sampai 9 jam per hari.

Sedangkan workshop online hanya diselenggarakan melalui platform online meeting yang memiliki batasan waktu dan terkait dengan kondisi internet di lokasi masing-masing. 

Mengacu pada batasan waktu dan kondisi internet, biasanya workshop online hanya  berlangsung selama 3-5 jam dan dapat diselenggarakan dalam kurun waktu 1-3 hari.

Penentuan durasi workshop dan waktu penyelenggaraannya sebaiknya didiskusikan dengan para pengisi acara dan melihat potensi waktu terbaik dari target audiens.

Misalnya, jika ingin menyelenggarakan workshop tentang kesehatan mental dengan target audiens para mahasiswa jurusan Psikologi maka lebih baik menggelar workshop pada hari Sabtu ketika tidak ada kegiatan kuliah.

Pilihlah waktu penyelenggaraan workshop yang kiranya sesuai dengan kegiatan sehari-hari dari para target audiens.

5. Persiapan Teknis Penyelenggaraan Acara

Teknis penyelenggaraan acara workshop online adalah hal paling penting dalam penyusunan acara workshop online

Tidak ada ruang untuk kesalahan pada langkah ini karena jika kesalahan teknis terjadi, potensi kegagalan acara workshop akan semakin besar.

Persiapkan dengan baik teknis acara mulai dari pemilihan aplikasi online meeting yang akan digunakan, peralatan yang dibutuhkan untuk menggelar acara, serta koneksi internet yang stabil.

Gunakanlah platform online meeting yang dapat di unduh gratis, dapat menampung banyak peserta serta mudah untuk diakses target audiens seperti Zoom atau Google Meet. Jika perlu, upgrade aplikasi tersebut ke tingkat premium untuk menjamin kelancaran acara.

Selain itu, pastikan komputer atau laptop yang digunakan untuk menggelar acara dapat menjalankan program dengan baik. Menggunakan beberapa perangkat sekaligus dapat dijadikan opsi untuk menghindari masalah teknis yang mungkin terjadi. 

Baca juga: 10 Cara Mendapatkan Sponsor Untuk Acara

Selanjutnya, koneksi internet yang digunakan juga harus dalam keadaan stabil. 

Jika Anda menggunakan WiFi pastikan lokasi perangkat yang digunakan tidak terlalu jauh dengan router WiFi sehingga mendapatkan koneksi internet yang baik. 

Namun, jika Anda menggunakan paket data sebagai sumber internet, pastikan kuota Anda cukup untuk menggelar acara workshop online sampai akhir acara.

6. Susunan Acara Workshop Online

Setelah seluruh cara membuat workshop online telah direncanakan dengan baik maka kini saatnya membuat susunan acara oleh pihak penyelenggara disertai diskusi dengan para pengisi acara.

Buatlah forum diskusi antara tim penyelenggara dan pengisi acara untuk menentukan susunan acara yang tepat.

Informasi terkait hasil akhir dari susunan acara perlu diinformasikan pada pengisi acara maksimal seminggu sebelum acara berlangsung.

Pastikan informasi terkait susunan acara dijelaskan secara detail pada pengisi acara untuk meminimalisir adanya kesalahan atau kebingungan.

Mengacu pada penjelasan informasi, briefing perlu dilakukan antar pengisi acara dan tim penyelenggara.

Briefing dapat berisi penjelasan dari penyelenggara terkait susunan acara, durasi per sesi, peraturan yang harus ditaati dan pelaksanaan teknis acara lainnya.

Misalnya, dalam workshop online akan ada 3 sesi penting yaitu sesi penjelasan materi dari para pakar, sesi tanya jawab serta sesi pelatihan. Per sesinya akan berdurasi 2 – 2,5 jam dengan sesi pertama dimulai pada pukul 08.00 pagi. Perlengkapan yang dibutuhkan adalah share screen materi dan breakout room untuk sesi pelatihan.

Usahakan briefing antara moderator, pembicara, dan penyelenggara diadakan maksimal 2 hari sebelum acara workshop online digelar. 

Dengan melakukan briefing, para pengisi acara juga dapat saling berkenalan sehingga pada hari penyelenggaraan tidak ada rasa canggung antara moderator dan para pembicara.

7. Penyebaran Informasi ke Media Sosial

Ketika seluruh persiapan dan perencanaan telah dikoordinasikan dengan para pengisi acara, maka informasi penyelenggaraan workshop dapat disebarkan.

Persiapkan poster yang berisi informasi lengkap terkait workshop online tersebut. 

Informasi yang harus dicantumkan yaitu profil singkat dari para pakar, waktu penyelenggaraan, biaya registrasi serta nomor kontak yang dapat dihubungi terkait acara workshop.

Poster tersebut dapat dipublikasikan melalui media sosial agar menarik target audiens secara cepat. 

Manfaatkan media sosial seperti Instagram, Twitter dan Facebook untuk mempromosikan workshop Anda.

Anda juga dapat berkolaborasi dengan influencers atau akun yang menyebarkan informasi terkait acara seperti eventjournal.id untuk mempercepat persebaran informasi dan menggaet banyak peserta.

Jika diperlukan, buatlah akun khusus acara workshop tersebut untuk memudahkan Anda untuk mempromosikan acara.

Jangan lupa untuk melengkapi profil akun media sosial Anda dengan tautan yang menuju ke formulir pendaftaran, penjelasan detail terkait profil para pakar yang akan hadir bahkan link pembayaran workshop untuk memudahkan calon peserta untuk mengakses informasi. 

Baca juga: 9 Cara Membuat Giveaway di Instagram Yang Mudah dan Efektif

Selanjutnya, tata akun media sosial Anda dengan baik dan rapi sehingga dapat memberikan kepercayaan bagi para calon peserta tentang workshop yang diselenggarakan. 

Selain itu, ciptakan headline dan judul workshop yang menarik dan mudah dimengerti oleh target audiens.

Anda juga dapat memberikan hadiah tambahan seperti materi gratis, sertifikat atau merchandise sebagai cara untuk mempromosikan workshop online Anda. Dengan adanya hadiah, para calon peserta akan lebih tertarik untuk mengikuti workshop online.

8. Pelaksanaan Acara Workshop

Setelah informasi telah tersebar dan target jumlah peserta telah tercapai, tibalah saat pelaksanaan acara.

Maksimal 1 jam sebelum acara dimulai, sebaiknya diadakan sesi gladi bersih bagi seluruh pengisi acara dan tim penyelenggara untuk mempersiapkan teknis dan flow acara.

Dengan menyelenggarakan gladi bersih, para pengisi acara dan tim penyelenggara dapat mengecek sekali lagi persiapan teknis seperti jaringan internet,  platform online meeting serta perangkat yang digunakan.

Ketika seluruh rangkaian cara membuat workshop online telah dilaksanakan dan tiba pada hari penyelenggaraan acara, bagi para moderator dan pembicara tentu ingin menciptakan situasi yang kondusif dan aktif bagi peserta.

Nah, bagaimana sih cara menjalankan acara workshop online dengan baik bagi moderator acara dan pembicara? Berikut tips dan trik nya!

TIPS SUKSES MENYELENGGARAKAN WORKSHOP ONLINE BAGI MODERATOR

Berikut tips ampuh yang akan membuat workshop online berjalan lancar bagi moderator:

1. Pastikan Acara Berjalan dengan Komunikasi Dua Arah

Harapan peserta saat mengikuti workshop online adalah memiliki kesempatan untuk saling berdiskusi dengan peserta lain maupun para pakar. 

Jadi, pastikan moderator memberikan waktu untuk para peserta agar saling berkomunikasi dan berdiskusi. 

Hindari menjalankan acara dengan berfokus pada pembicara saja, buatlah situasi yang interaktif dengan memberikan waktu bagi para peserta untuk bertanya, menanggapi atau sekedar berbagi pendapat dengan para pembicara.

2. Berikan Kesan yang Profesional

Pemberian kesan yang baik juga dapat mempengaruhi keseluruhan acara workshop.

Hindari menunjukkan raut wajah lesu atau murung. Tunjukkanlah raut wajah yang semangat dan tetap tersenyum untuk membangun situasi.

Hal yang dapat Anda lakukan untuk membangun semangat para peserta adalah menyapa para peserta pada awal sesi serta bertanya kabar dan kegiatan dari para peserta secara keseluruhan. 

Jika jumlah peserta workshop online banyak, simpulkan saja jawaban dari para peserta. Anda dapat memberikan arahan bagi para peserta untuk menjawab sapaan atau kabar melalui kolom chat sehingga jawaban tidak saling tertindih.

Dengan menyambut peserta dengan baik dan menjalin komunikasi dua arah, para peserta akan merasa diapresiasi dan dihargai. Sehingga, workshop online Anda dapat berjalan dengan baik serta memberikan kesan yang baik.

3. Selingi Pergantian Sesi dengan Ice-breaking

Sesi ice-breaking adalah sebuah kegiatan untuk mencairkan suasana sehingga para peserta tidak merasa bosan. Umumnya, berbentuk permainan seperti kuis di suatu aplikasi atau tebak-tebakan terkait topik yang sederhana.

Ketika mengikuti workshop online, para peserta dapat merasa bosan karena hanya mendengarkan materi pada sesi awal. Nah, disinilah peran moderator sangat besar untuk mempertahankan semangat peserta.

Pada akhir penjelasan materi, moderator dapat mengadakan sesi ice-breaking untuk memberikan waktu istirahat bagi para peserta sekaligus pemateri.

Contoh kegiatan ice-breaking adalah tebak gambar yang terkait dengan penjelasan pemateri. Misalnya, topik workshop online adalah tentang bisnis maka dapat disiapkan beberapa gambar perusahaan terkenal untuk dijadikan bahan tebak gambar.

Dengan melakukan ice-breaking, motivasi dan semangat para peserta dapat tetap terjaga sampai akhir sesi acara. Para peserta dan pemateri pun dapat mengembalikan fokus mereka sehingga dapat memberikan tenaga yang optimal untuk melanjutkan acara.

4. Berkomunikasi dengan Pembicara

Sebelum acara workshop online dimulai, sebaiknya moderator dan pembicara bekerja sama untuk mempersiapkan strategi penyampaian materi.

Buatlah situasi workshop online interaktif sehingga para peserta juga dapat memberikan kontribusinya.

Misalnya, ketika pemateri menjelaskan beberapa poin, moderator dapat bertanya tentang pendapat para peserta terkait materi yang telah dijelaskan.

Dengan bertanya “bagaimana teman-teman, apakah teman-teman juga pernah mengalami kesulitan pada poin ini?” ketika pemateri telah selesai menjelaskan, komunikasi dua arah pun sudah berhasil dilaksanakan.

Dengan memberikan pertanyaan pada para peserta, interaksi antara pengisi acara dan peserta workshop online pun akan lebih interaktif dan komunikatif.

TIPS SUKSES MENYELENGGARAKAN WORKSHOP ONLINE BAGI PEMBICARA

moderator workshop

Sekarang, bagaimana tips untuk para pembicara untuk menghidupkan suasana workshop online? Berikut tips yang akan membuat workshop online berjalan lancar bagi pembicara:

  1. Berikan Kualitas Presentasi yang Baik

Ketika melakukan presentasi, usahakan hanya mencantumkan poin-poin dari materi yang akan dibahas. 

Hanya cantumkan poin penting yang dirasa bermanfaat bagi para peserta dan jelaskan poin tersebut dengan lebih rinci secara lisan.

Satu poin per slide adalah tatanan yang baik untuk mempermudah pemahaman para peserta. 

Selanjutnya, hindari menghabiskan terlalu banyak waktu menjelaskan satu poin. Berikan waktu maksimal 7 menit untuk menjelaskan satu poin dan segera berpindah ke slide selanjutnya.

Dalam presentasi usahakan memberi gambar atau infografis untuk menarik perhatian para peserta. 

Kombinasikan penjelasan materi lisan dengan gambar yang relevan pada presentasi sehingga para peserta tidak merasa bosan karena hanya membaca materi saja.

Dengan memberikan kualitas presentasi yang baik, para peserta akan lebih mudah untuk memahami materi yang disampaikan.

  1. Buatlah Materi yang Interaktif

Kreasikan materi yang akan disampaikan dengan pertanyaan dan kegiatan diskusi bagi para peserta.

Anda bisa membuat sesi berdiskusi antar para peserta di tengah-tengah sesi penjelasan materi.

Anda dapat meminta bantuan tim penyelenggara untuk membagi peserta dalam beberapa kelompok kecil dalam breakout room dan menyediakan fasilitator dalam beberapa grup tersebut.

Selanjutnya, Anda dapat memberikan topik pada setiap kelompok dan diberi waktu sekitar 5 menit untuk saling berdiskusi. Setelah selesai, peserta akan dipersilahkan kembali ke ruangan workshop dan mendengarkan pemaparan materi selanjutnya.

Contoh lain yaitu Anda dapat membuka sesi sharing dengan para peserta. 

Sesi sharing adalah kegiatan dimana para peserta menceritakan pengalaman atau kesulitannya pada topik workshop yang diikuti melalui fitur kolom chat di platform online meeting.

Dengan membuka sesi sharing, para peserta akan meramaikan susunan acara workshop sehingga pemaparan materi akan dirasa lebih menarik dan tidak membosankan.

Usahakan membuat suasana yang interaktif selama pemaparan materi, memberikan pertanyaan atau sekedar berbicara dengan para peserta adalah kunci untuk menyukseskan jalannya workshop online.

  1. Berikan Waktu yang Cukup Untuk Sesi Pelatihan

Dalam sesi penjelasan materi, usahakan memberi contoh pada para peserta.

Anda dapat mempraktekkan materi yang telah dijelaskan untuk membangun pemahaman para peserta. Selain itu, berikan waktu bagi para peserta untuk mencoba mempraktekkan dan bertanya jika ada kesulitan.

Misalnya, Anda telah selesai menjelaskan fitur Adobe Photoshop maka Anda dapat langsung membuka aplikasi yang ada pada perangkat Anda dan mencontohkan cara penggunaannya.

Berikan waktu maksimal 15 menit untuk setiap contoh yang Anda berikan agar para peserta tidak merasa terburu-buru untuk mempraktekkan. 

Untuk pembagian waktu, sebaiknya Anda telah mendiskusikannya dengan moderator dan tim penyelenggara agar tidak menimbulkan kesalahpahaman. 

  1. Bagikan Materi Workshop Online

Hal terakhir yang dapat memberikan kesan yang baik pada pembicara dan keseluruhan tim workshop online adalah pembagian materi yang telah dipaparkan selama kegiatan.

Umumnya, setelah melaksanakan acara workshop, para peserta sangat mengharapkan materi yang telah dijelaskan para pakar untuk dibagikan.

Untuk pembagian materi ini, Anda dapat berdiskusi dengan tim penyelenggara terkait biaya yang dipatok serta sistem pembagian materi.

Jika Anda sebagai pemateri mengharapkan biaya tertentu, utarakan dengan jelas dan rinci pada tim penyelenggara ketika sesi diskusi. Sehingga tim penyelenggara dapat memberikan informasi tersebut pada para peserta dan mencantumkan biaya tambahan pada poster promosi. 

Dengan memberikan materi yang telah dijelaskan, para peserta dapat berlatih dengan lebih dalam di luar kegiatan workshop.

Itulah beberapa cara membuat workshop online yang efektif. Rangkaian cara tersebut juga bisa digunakan untuk membuat acara daring lainnya seperti webinar, talkshow maupun konferensi daring. Nah, jika Anda ingin mempromosikan acara daring Anda dalam waktu dekat. Anda dapat menggunakan jasa eventjournal.id untuk membantu penyebaran informasi acara dengan efektif melalui media sosial.

Penulis: Resha Naura
Editor: Kurnia Alif

Post Terbaru

  • MAXIMA 2022

  • OPTIMALKAN MOMENTUM PEMULIHAN SEKTOR PARIWISATA, GARUDA INDONESIA KEMBALI GELAR GATF 2022, HADIRKAN POTONGAN HARGA HINGGA 80%

  • TEROBOSAN! Wahid Foundation Luncurkan Modul Panduan Kontra Narasi dan Narasi Alternatif Toleransi dan Perdamian

  • Dimeriahkan oleh Berbagai Lineup dan Tiga Area Interaktif di Dalamnya, Playfest 2021 Capai 150 Ribu Visitor

Leave a Reply

Your email address will not be published.